Hier erfahrt ihr alles, was ihr über die Organisation des Glüheinstands wissen müsst.

Vorgehensweise

1. Im Frühjahr des Jahres: Beim City-Carree anrufen um den Platz für den Stand zu reservieren:André Radicke, Centermanagement CITY CARREEIm Carree 3, 64283 Darmstadt

   Tel. +49 (0) 6151 177 330, Fax +49 (0) 6151 177 3321, E-Mail: info@city-carree.com

   2. Ende September/Anfang Oktober: Wagenreservierung bei der Darmstädter Brauerei
      1. Lieferdatum besprechen
      2. Aktuelle Rechnungsadresse hinterlegen!!!
      3. Folgende Gegenstände sollten auf jeden Fall enthalten sein: Bierwagen, Wasser Anschluss- und Abwasserschlauch, Stehtische (3-4), Schirme nicht (kommen von Uhland), Bier
      4. Bestellung überprüfen und bestätigen
   3. City Carree Management anrufen und auch dort nochmal den Termin checken, (Nutzungsvereinbarung anfordern) bzw. fragen ob alles in Ordnung geht
      1. Platz wie jedes Jahr, neben dem Optiker
      2. nach der Mobilnummer von der Haustechnik fragen, wegen dem Wasser und Stromanschluss
      3. Mit Herrn Radicke (City Carree) ausdrücklich besprechen ob der Müll über das Carree entsorgt werden kann, ebenfalls besprechen wie nachts der Zugang zu den Tonnen (in der Tiefgarage) möglich ist.
   4. Uhland wegen Wagen und Heizpilzen anrufen, fragen ob wir diesen auch dieses Jahr wieder bekommen (Zeit ausmachen zum Abholen der Sachen siehe Seite 2 –am besten Donnerstagabend vor dem Glühweinstand)
   5. Ausschankgenehmigung vom Ordnungsamt besorgen – diese wird an den Präsidenten adressiert (Hinweis!!! Der Erlös kommt einer unserer Sozialaktionen zu Gute -> damit die Genehmigung kostenlos ist. ;-))
   6. Schichtplan per Doodle-Link erstellen von Freitag Aufbau bis Samstag Abbau
      1. immer 2 Std. Schichten
      2. jedes Mitglied sollte mindestens zwei Schichten machen (müssen wir mal schauen, ob das auch dieses Jahr wieder hinhaut)
      3. drauf achten wie wird der Schlüssel (Bierwagen) und die Kasse nachts übergeben?
      4. Wer weiß morgens/abends wie der Wagen auf-/abgebaut wird?
   7. Bei der Haustechnik anrufen und auch mit denen das Datum und Uhrzeit nochmal abklären bzw. fragen ob diese an besagtem Tag einsatzbereit sind – das heißt Wasseranschluss und Stromanschluss bereitstellen.
   8. Flyer – Tanya fragen, ob sie wieder ein Design macht und in den Druck gibt
   9. Einladungen Rotary Clubs (meist macht das die Präsidentin)
   10. Preisschilder Design und Druck
   11. Einkaufszettel/Packliste erstellen von letztem Jahr siehe Anhang, muss mit bereits vorhanden abglichen werden. Das Material ist im Keller der TU eingelagert, gerade an Glühwein sind meist noch einige Liter vorrätig.
   12. Wechselgeld, frühzeitig absprechen, 2013 bei der Sparkasse Hügelstraße bestellt
       1. Schatzmeister (gleichzeitig Inhaber der Kontokarte) muss vorher anrufen und Geld selbst abholen
       2. Etwa 700-800€ (1 und 2€ Stücke sowie wenige 5 und 10€ Scheine)
   13. Mit dem Club den Ablauf durchgehen
       1. wer/wann/wo? (Material von Uhland holen, Metro einkaufen (wer hat eine Karte?)
       2. Sachen aus TUD Keller zusammenpacken (RAC Plakate usw.)
       3. Aufbau, Übergabe Autoschlüssel für Samstag, Abbau, Zeug wieder ausladen und Wagen zurückfahren)
       4. Neuralgische Punkte sind typischerweise Helfer für die Übergabe des Ausschankwagens von Darmstädter (am Freitagvormittag) zu finden, sowie eine ausreichende Zahl an Helfern für den Abbau Samstagnacht.

   Anhang

   Liste der Sachen die wir von Herrn Uhland brauchen:
   – 2 Heizpilze + Gasflaschen (Gasverbrauch können wir bezahlen)
   – 1-2 Lichterketten
   – 2 Kabeltrommeln
   – 1-2 Schirme (inkl. Ständer)
   – und zum transportieren ein Auto

   (Sind die Klappständer für die Plakate nicht auch beim Uhland??) das weiß ich leider nicht mehr, da müssten wir nochmal Johannes Konert fragen, der hat alles mit Herrn Uhland besprochen -> folgende Liste habe ich Johannes letztes Jahr gegeben.

   Einkaufsliste Metro Jahr 2012:

   • Kiste Wasser
   • 250 L Glühwein
   • 50L Kinderpunsch
   • 6 Fl Amaretto
   • 4 Fl Rum
   • 1 Fl Jägermeister
   • Spekulatius
   • 6 Netze Orangen
   • 8-10 Zimtstangen evtl. Pulver
   • 2 kg Äpfel
   • 2x Arbeitshandschuhe für Aufbau bzw. Abbau
   • Servietten
   • Müllsäcke
   • Spüllappen
   • Panzertape

   Aus privaten Haushalten des Clubs

   • Herdplatten
   • 2x Töpfe
   • 2x Kelle
   • Wasserkocher

   Packliste aus dem TUD Keller

   • RAC Fahne
   • 2x Glühweinkocher
   • Glühfix
   • Küchenrolle
   • Messer
   • Paketschnur
   • Schwämme
   • Shooterbecher
   • Aufsetzer für Alkoholflasche / Portionierer
   • Spülmittel
   • Plastikteller
   • Wodka
   • Kinderpunsch
   • Glühweingläser
   • Geschirrhandtücher
   • Spüllappen
   • Mehrfachstecker
   • Aschenbecher
   • Kabelbinder

Dokumente

• Gutschein Glühweinstand